Cómo contabilizar vehículos de empresa

Contabilizar los vehículos de empresa es una actuación que no debemos pasar por alto. La contabilidad de las empresas es esencial y siempre debe estar al día. De lo contrario, será difícil establecer la salud económica de nuestro negocio, ya que no tendremos un listado detallado de los ingresos y los gastos. Ahora bien, ¿cómo contabilizar los vehículos adquiridos?

El proceso para contabilizar la compra de vehículos de empresa

La compra de vehículos de empresa debe registrarse de forma adecuada. Esta adquisición se considera un inmovilizado material cuyo registro plantea un primer problema: el vehículo podría utilizarlo el dueño de la empresa o sus trabajadores o darse ambos casos. Por ello, se deberá dejar claro el uso que se le va a dar en el asiento correspondiente.

Debemos tener en cuenta

Grado de afectación

Es importante establecer el grado de afectación, ya que de esto depende que podamos deducir el IVA que soporta el vehículo. La Administración supone que la afectación existe, pero no tiene mayor conocimiento del grado particular, por lo que establece de forma general un 50 %. En caso de que este sea superior, tendremos que justificarlo con pruebas admisibles desde el punto de vista administrativo.

En todo caso, cuando realizamos la compra del vehículo, debemos realizar el asiento contable respectivo. Hay que registrar la adquisición del propio vehículo, sea cual sea el tipo. Así, apuntaremos en el documento pertinente el número de cuenta, el concepto y el importe que ha costado, así como su representación en tesorería.

Ejemplo contabilización vehículo de empresa

En la compra de un coche destinado al alquiler de los trabajadores, expresaremos la adquisición como un elemento de transporte y, en la casilla «Haber», su precio. Luego registraremos el IVA repercutido y, al final, lo reflejaremos en la tesorería, es decir, apuntando el precio del vehículo sumado al IVA.

Además, cuando el vehículo se va a alquilar, también tendremos que dejar constancia de esta actividad a fin de contabilizarla. Una vez más, habrá que crear asientos contables que contengan los ingresos, los gastos sociales derivados de la puesta en uso del vehículo, el IVA repercutido y los gastos de personal que se hayan dado.

Realizar esta tarea es de suma importancia, ya que tendremos un registro del gasto realizado y del IVA derivado de la adquisición del vehículo. De este modo, llegado el momento de declarar nuestros rendimientos, tendremos la opción de deducirnos todo el IVA o una parte. El correcto mantenimiento del registro de los vehículos de empresa y contabilizar su compra o, llegado el caso, su venta, nos ofrece ventajas fiscales y reduce las probabilidades de ser investigados.

Conclusión

En definitiva, este es el proceso para contabilizar los vehículos de empresa que vayamos comprando a lo largo de nuestra actividad. Es importante actuar siempre siguiendo las indicaciones legales y actuar con la meticulosidad necesaria.