Según regula la Ley de la Propiedad Horizontal (Ley 49/1960) la Comunidad de Propietarios debe disponer de un libro de actas diligenciado por el Registro de la Propiedad (para ello se debe acudir al Registro de la Propiedad correspondiente con el libro de actas y una instancia del presidente con la firma compulsada notarialmente en los términos del art. 415 del Reglamento Hipotecario); en él se han de reflejar las actas de cada reunión de la Comunidad de Propietarios.
Para qué se utilizan los libros de actas
En estos libros de actas el Secretario (o, en su caso, el administrador actuando como secretario) escribe el acta de cada reunión de la Comunidad de Propietarios y, al final de las mismas, figurarán la firma de presidente y secretario. Se harán luego copias de las actas para su comunicación a los vecinos (en ambos casos como decimos más abajo).
El formato de las actas de comunidad de propietarios es el siguiente:
- Fecha y lugar de la reunión.
- Quién ha convocado la junta (normalmente la convoca el presidente pero también pueden convocarla un 25% de los propietarios o 25% de las cuotas de participación).
- Si la junta es ordinaria o extraordinaria y si se celebra en primera o segunda convocatoria.
- Relación de los asistentes y sus cargos (los que los tengan) y de los propietarios presentes así como de los ausentes que estén representados por otro, con indicación de las cuotas de participación de cada uno.
- El orden del día
- Los acuerdos que se hayan alcanzado, mencionando lo que se considere relevante para su validez, con detalle de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra y de sus cuotas de participación y como se ha configurado la mayoría (hay que tener en cuenta que según el tipo de acuerdo la Ley exige distintas mayorías, simple, cualificada e, incluso, unanimidad).
Oposición a los acuerdos en la junta de propietarios
En este último punto es importante reflejar si algún o algunos propietarios que se oponen a un acuerdo han salvado su voto en la junta porque esto es un requisito imprescindible para que puedan ejercitar sus derechos de impugnación de ese acuerdo.
El acta se cierra con las firmas del presidente y secretario. Una copia debe ser enviada a cada propietario en la forma legalmente prevista.
Si se han cometido errores se pueden subsanar por el presidente y secretario pero debe ratificarse la modificación en la junta de propietarios inmediatamente posterior.
Dónde se guardan los libros de actas
El secretario tiene el deber de custodiar los libros de actas así como, durante cinco años, todos los documentos relevantes (convocatorias, apoderamientos, comunicaciones, etc.).
Los acuerdos recogidos en el libro de actas son ejecutivos inmediatamente salvo que la Ley disponga otra cosa.
Los acuerdos reflejados en el acta de la Junta podrán ser impugnados por los vecinos presentes que hayan salvado su voto en la junta, por los ausentes o por los que se les haya privado indebidamente de su derecho al voto. El plazo para esta impugnación es de tres meses salvo los contrarios a la Ley o los estatutos que serán de un año.
