El secretario es un cargo que podemos ostentar tras la constitución de una comunidad de propietarios, al igual que el de presidente o el de administrador. Su figura está regulada en la LPH (Ley de Propiedad Horizontal), más concretamente en el artículo 13. Las funciones del secretario en una comunidad de vecinos pueden ser ejercidas por el presidente o por un propietario si así lo hemos votado mayoritariamente en la junta de propietarios.
¿Cuáles son las funciones del secretario?
El secretario de una comunidad de propietarios es un cargo de suma relevancia para el óptimo funcionamiento de una comunidad. En base a ello, nos gustaría destacar las siguientes funciones:
Custodia
Es una de sus funciones más destacadas, ya que será el encargado de custodiar y guardar toda la documentación relevante para una comunidad de propietarios (convocatorias, comunicaciones, etc.). Además, está obligado por ley durante cinco años a guardar y conservar los citados documentos.
Certificaciones
Cuando vamos a vender un local o una vivienda, necesitamos un certificado que acredite que estamos al corriente en el pago de las cuotas comunitarias, ya que es necesario para la compraventa. El secretario es el encargado de emitir dichos documentos, además, el presidente tendrá que estampar su firma para que tenga plena validez.
Actas
Cuando acudimos a una Junta de Propietarios siempre se ha de levantar acta de las intervenciones de los propietarios, así como de cualquier cuestión relevante que acontezca en dicha reunión. Esta acta la redacta el secretario y, posteriormente, se levanta con el visto bueno del presidente, así como con la firma del secretario. El secretario también puede emitir los certificados de las actas que les soliciten los propietarios; no obstante, en este certificado también será necesaria la firma del presidente.
Notificaciones
Cuando vivimos en una comunidad de vecinos estamos acostumbrados a recibir notificaciones sobre distintas cuestiones (obras, cuotas de la comunidad, convocatoria de juntas, etc.). Las circulares que recibimos son redactadas y entregadas por el secretario, una función de vital importancia para garantizar la transparencia y la publicidad de los actos de la comunidad.
Morosidad
En una comunidad siempre hay algún vecino que no está al corriente de las cuotas. La junta de propietarios es la que aprueba la liquidación de la deuda y es el secretario el que certifica el acuerdo adoptado en dicha reunión para saldar el déficit. Este documento ha de ser elaborado de forma minuciosa, ya que se tienen que indicar los recibos que componen la deuda de forma detallada, así como las posibles derramas que no hayan sido abonadas.
En conclusión, las funciones del secretario en una comunidad son muy numerosas, así como técnicas, de ahí que sea importante que la persona que ostente el cargo tenga cierta cualificación profesional.
