El libro de actas de la comunidad de propietarios es uno de los documentos más importantes. De carácter obligatorio, reflejará convenientemente todas las juntas de vecinos celebradas y lo dispuesto y aprobado en ellas.
Particularidades del libro de actas de la comunidad de propietarios
El libro de actas deberá recoger todo lo acontecido en las reuniones celebradas en la comunidad, tanto las ordinarias como las extraordinarias. Y lo hará con arreglo a una serie de requisitos legales y formales que hemos de seguir.
¿Qué información reflejará el libro de actas?
Tal y como estipula la Ley de Propiedad Horizontal, son varios los puntos que debemos reflejar expresamente en este libro:
Fecha y hora exacta
Fecha y hora exacta de convocatoria y de celebración de cada reunión, así como el motivo por el que tiene lugar. Y es que las juntas pueden ser ordinarias (una al año para aprobar los presupuestos y cambiar los cargos) o extraordinarias, si atienden a la resolución urgente de algún problema sobrevenido.
Orden del día
El orden del día. Este ha de reflejar de forma fidedigna los temas tratados. Hemos de destacar a este respecto que, más allá de los habituales ruegos y preguntas, cualquier cuestión de calado y que deba ser votada por los asistentes tendrá que haber sido mencionada en la convocatoria. De no ser así, no procederá la deliberación.
Asistentes
Los propietarios que han acudido a la reunión.
Temas debatidos
Un resumen de los aspectos debatidos, además de los resultados de las votaciones llevadas a cabo. Esto será clave de cara a la adopción de acuerdos, siempre en función a las mayorías reguladas por la LPH.
Firmas
Las firmas del presidente, secretario y, si lo hubiese, del administrador.
Legalización del libro de actas
El documento que aglutina todas las actas de las reuniones celebradas tiene que haber sido previamente consignado y validado. En este sentido, no podemos utilizar cualquier libro, sino que tendremos que obtener el modelo oficial.
Para ello, lo primero es acudir al Registro de la Propiedad correspondiente. Esto lo hará el presidente acompañado de una instancia que así le acredite como tal. La legalización se completará con la firma del registrador titular, el cual sellará el libro y todas sus hojas.
Este proceso se repetirá cada vez que el libro se agote, así como en otras circunstancias excepcionales, como el deterioro o el extravío. Por último, no podemos olvidar que el secretario tendrá que conservar esta documentación durante cinco años.
Seguir estos pasos es imprescindible si queremos cumplir con todos los preceptos legales a la hora de llevar al día el libro de actas de la comunidad de propietarios. Documento que, pese a que cuya custodia corresponde a los cargos electos cada año, será puesto a disposición de cualquier vecino si este lo requiere.
